恒丰期刊
——总裁办首次线上年会复盘笔记
●恒丰集团 总裁办
2020年12月28号，经过多轮汇报，恒丰集团2020年年会盛典方案终于通过总裁室批准，正当我们准备向各公司下达任务时，政府下发了关于减少非必要聚集的倡议，同时要求超过50人的聚会要报备政府审批。为了避免风险，许多公司纷纷取消年会，我们也开始彷徨，年会到底还要不要举办呢？按期举办，我们的活动备案申请很有可能被拒绝，这样的话，前期的准备工作前功尽弃。取消年会，在疫情的影响下，员工沉闷了一年，好不容易盼来公司一年一度的大团圆，势必会感到失落，影响士气。
经过反复思索，我们还是提供两个方向供领导决策：一是出于安全考虑取消年会，以其它慰问形式感恩员工的付出；二是举办线上年会，但时间紧迫且经验不足，效果无法预期。请示的结果不出意外地选择了后者。领导的指示非常明确，遇到困难的首选方案一定不是“放弃”，而是迎难而上。方向已定，干就得了。
线上线下，一字之差，天壤之别。
年会年年办，线上年会还是头一回，直播天天看，亲自实践也是头一回。接到任务后，团队伙伴首要任务是找案例，看看别人家年会都怎么办？正所谓“没吃过猪肉，先看看猪跑”。接下来的时间就是反复观看视频，查找素材，哔哩哔哩、平安、中集、腾讯等各大公司年会看了不止一遍，看着看着，好像找到了一点感觉，线上年会似乎也没有想象中的难，不就是把线下节目搬到线上吗？应该跟平时看电视直播差不多！现在回头想想，看别人做和自己做真是两码事！大公司的年会成本少则几百万，多则几千万，从演员到舞台，从节目到场地，都是大手笔制作，效果自然好。而我们追求的是“花小钱办大事”，希望在有限的资源里实现效果最佳。
有人会问，线上和线下最大的区别在哪呢？在我们看来，区别极大。线下年会强调的是现场氛围的营造，而群体聚集本身就能够营造出热闹气氛，再加上彼止相互倾诉，推杯换盏，情感瞬间升温，其它都可能被忽略。而线上年会最缺乏的就是交流互动，所有观众的关注点都定格在眼前的这块屏幕上，节目好不好，流程顺不顺，体验感强不强，都极其容易被观众感之，为此，对活动的整体把控要求极高，这也是我们在复盘中深刻体会到的。
选择“行业第一”的企业，还是选择“把客户放第一”的企业？
“既然我们没经验，就必须找个有经验的合作方”，这是我们团队首先达成的共识。通过反复交流比选，最终确定选择“微吼”作为我们2021年年会的合作单位，“微吼”在直播领域算是龙头企业，万科、大疆、顺丰都与“微吼”有过深度合作，无论从公司实力规模，还是经验技术，都是值得信赖的。合作单位确定后，我们松了一口气，似乎找到了一颗可倚靠的大树，信心倍增。
与“微吼”确定合作是2021年2月3日，离春节假期只有一周的时间，由于临近法定假期，再加上承接了万科年会，无论是从时间上还是人员投入上，都只能提供标准化服务，我们也接受了标准化服务。但在接下来的任务推进中，我们深刻体会到“标准化服务”给我们带来的麻烦。
所谓标准化就是一个固定模版，在这个模版的基础上加入任何东西都属于定制开发，大到观看界面风格，小到一个点击按钮，哪怕一点点调整，都要定制。记得在沟通中我们常常问到：字体可以大点吗？背景颜色可以更换吗？按钮可以调整吗？这些在我们看来都是细微的调整，可最后得到的回复都是“之前你们没说”、“不可以”、“有难度”……那个当下，内心是复杂的，愤怒的，随之爆发的争论声、斥责声、投诉声在聊天记录里满天飞舞。最后我们还找来一位资深软件开发的外援朋友，由他负责帮我们与技术人员对话，经过最后的论证，我们部分要求调整的内容的确是标准版无法做到的。我们想像中的“微调”实际上是打破了别人标准版的界线。由此可见，我们还是缺乏经验，不懂技术，沟通语境不在一个频道，对事物的理解存在巨大鸿沟。而在年会交付过程中的颁奖和董事长讲话环节出现六分钟的直播故障，更是让我们深深感到自责和遗憾。
年后，我们与“微吼”深圳团队负责人开展复盘工作，对前期筹备和交付环节作了总结和回顾，我们认为“微吼”在整个合作过程中，对客户需求理解不够，“微吼”始终将关注点放在“按期交付”而非“让客户满意”上，再加上对我司项目没有给予足够的重视和投入，导致出现一系列的问题。虽然“微吼”团队负责人在复盘会上向我司表达了歉意，也免除了部分费用，但仍旧无法弥补我们心中的“黑暗六分钟”。反观其内，我们也意识到自身的问题，也深刻体会到，选择合作方，单看对方实力是不够的，还要重点考察对方是否具备“客户至上”的服务理念。
想都是问题，做才有答案。
从线上年会方案获批至正式举办，除去春节假期，满打满算只有14天时间，14天内，我们要完成供应商合同签署，17个节目的创作、编排、剪辑，线上直播系统所有可见版面的排版设计，以及所有互动环节和员工参与环节的信息核对及收集……说实话，我们真的怀疑年会能否如期举办！各关联公司也有着同样疑惑，时间这么紧，能赶上吗？无论如何，任务已下达，大家紧锣密鼓，分头行事。
正如前文所述，线上年会的几个重要环节，一是节目，二是流程、三是参与度、四是体验感，只有把好这四个环节，就能够顺利实现交付。
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在节目方面，期望做到事前审核，以确保节目的质量。然而事实是“不到最后一刻也见不着庐山真面目”。一个星期过去了，节目没有动静，又一个星期过去了，依然没有一个成形的节目。眼看时间一天天过去，距离年会只有5天时间，我们再也坐不住了，决定下到各公司了解节目进度，哪怕只能看到节目雏形。在我们的一再催促下目睹了一半的节目，而且大多是“半成品”。距离年会还有2天时间，我们于2月24日晚上第一次也是唯一一次向总裁作节目汇报。经过一轮预审后，绝大部分节目都需要修改，有些节目甚至需要重拍。说实话，汇报后的心情极为沮丧，还有不到48小时的时间，心急如焚！但为了保证节目效果，必须马上按照总裁指示进行调整。当时为了争取时间，一边记录总裁意见，一边同步将意见反馈给节目负责人，让我最为感动的是大家没有丝毫怨言，通宵达旦地配合调整。距离年会还有2小时，我们终于收齐全部修改后的节目。
在参与度方面，我们临时增加了年三十新年视频播放及弹幕互动、开工利是领取两个环节，目的是为了让员工能够提前适应并熟悉直播间，从后台数据显示，这两个环节的确提升了员工的参与度，大年三十的新年视频参与人数达316人，参与度达34%，发送弹幕457条，开工利是登录领取人数达747人，参与度为92%。增设环节所涉及到所有事项的沟通都是在假期中进行，尤其是大年三十的视频播放，凌晨三点的沟通群依然人声鼎沸。在外界看来只是一个视频呈现，而背后涉及的细节也是数不胜数，过程很曲折，结果也没有把控到位，例如弹幕设置问题，就没有达到预期效果。
在体验感方面，由原来的“独立观看”调整为“集中观看”，各公司分别设置分会场，让工作条件允许的员工能够集中一起观看，主会场邀请司龄达20年及以上员工为嘉宾，与恒丰集团股东及总裁室成员一同观看年会，加强员工体验感，打造节日氛围及仪式感。临时增加任何一个环节都意味着工作难度的提升，以及工作量的增大。在确定是否增加前，脑子里总会浮现各种各样的困难和阻碍，但如果认为是对年会效果有利的，就选择义无反顾执行，相信办法总比问题多。
线上年会在各公司的大力支持下，在全体员工的共同参与下顺利进行。这是一次面向未来的探索，虽然过程中面临许多问题，结果也差强人意，但整个执行过程中的实践积累以及反思后的经验教训却是弥足珍贵的。
